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プライバシーポリシー（GRIT）

株式会社アキラックス（以下「当社」）は、当社が提供するクラウド型歯科医院システム「GRIT」およびこれに付随する患者向けモバイルアプリ「GRIT 診察券」（以下、総称して「本サービス」）ならびに本サービスに関するWebサイト・LP等（以下「本サイト」）において取り扱う利用者等の情報（個人情報を含みます）の保護を重要な責務と考え、本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）を定め、適切に取り扱います。

1. 事業者の名称・お問い合わせ窓口

  • 事業者：株式会社アキラックス

  • 所在地：〒171-0022 東京都豊島区南池袋2-29-9 損保ジャパン南池袋ビル

  • 電話番号：03-5992-0790（平日 10:00–17:30）

  • メールアドレス：ml-contactus@aquilax.co.jp

  • ​代表取締役：森野 國男

2. 適用範囲と役割の整理

  1. 当社が管理主体（個人情報取扱事業者）となる情報

    • ​本サイトの閲覧者・資料請求者・商談申込者・アカウント管理者等に関する情報

    • 契約・課金・サポート対応等のため当社が直接取得・管理する情報

    • 患者向けモバイルアプリの利用者に関する認証情報、アカウント情報および利用ログ

  2. 歯科医院様（当社顧客）が管理主体となる情報

    • 患者様の診療、予約、会計、連絡、保険、医療画像その他の医療・業務情報として、医院様が本サービスへ入力・保存する情報

    • 当社は受託事業者（データ処理者）として、契約に基づき委託の範囲内でのみ取り扱います。

    • これらの情報の管理主体は医院様です。患者様からの開示等のご請求は、原則として医院様のポリシー・手続に従います。

3. 取得する情報の種類

  • アカウント情報（氏名、所属、役職、メールアドレス、電話番号、ログインID 等）

  • 認証関連情報（メールアドレス、電話番号、パスワードその他の認証情報、利用者ID、外部ログインに伴う識別情報等）

  • 契約・課金情報（プラン、請求・支払状況、請求先情報、利用明細 等）

  • ※クレジットカード情報は外部決済サービス提供事業者が保有し、当社はカード番号等のセンシティブ情報を保持しません。

  • カメラおよびQRコード情報（カメラへのアクセス、QRコードに含まれる患者・医院識別情報、有効期限等。カメラ映像および画像は保存・送信しません）

  • 利用状況・技術情報（アクセス日時、IPアドレス、端末・OS・ブラウザ・アプリバージョン、操作ログ、性能情報、エラー情報、インストール単位の識別子等）

  • 連絡・サポート情報（お問い合わせ内容、添付ファイル、対応履歴 等）

  • クッキー等の識別子（詳細は「9. クッキー等の利用」を参照）

  • （医院様が管理主体）患者情報（識別子、連絡先、診療・予約・会計・保険情報等の医療関連データ）

4. 利用目的

  • 本サービスの提供・維持・改善、機能追加、品質向上および不具合対応

  • 本人確認、認証・認可、アカウントおよび権限管理

  • 課金・請求・収納（定額＋従量：ストレージ超過・SMS送信等）の処理および明細提供

  • 患者識別用QRコードの読み取り、患者情報および医院情報の確認・連携

  • お知らせ、重要な通知、保守・障害連絡、サポート対応

  • セキュリティ確保・不正利用防止、監査対応、統計・分析

  • 法令・ガイドライン等に基づく対応、権利行使・義務履行

  • （受託）医院様からの委託目的の範囲内での患者情報の処理

  • 本サービスおよび本アプリの利用状況・性能の把握、障害解析および品質改善

5. 第三者提供・共同利用・委託

  • 第三者提供：法令に基づく場合等を除き、本人の同意なく第三者に提供しません。

  • 共同利用：必要に応じ、共同利用を行う場合は、共同利用者の範囲、利用目的、管理責任者等を本ポリシーや個別通知で明示します。

  • 委託：当社は、認証、決済、クラウド基盤・インフラ、QRコード解析、サイト運営、監視、ログ解析、サポートツール等に関する業務を、適正な外部サービス提供事業者へ委託することがあります。委託先に対しては、機密保持・再委託管理・安全管理措置を契約等により求め、適切に監督します。

  • クレジットカード情報：外部決済サービス提供事業者のトークン化等により、当社はカード番号等を保持・参照しません。

6. 国外におけるデータ処理

  • 本サービスおよび本サイトでは、本人確認・認証、決済、QRコードの読み取り、サイト運営、セキュリティ確保および障害解析のため、外部サービスを利用しています。これに伴い、認証関連情報、決済関連情報、サイト閲覧情報、Cookie等の識別子、端末・アプリ情報、機能の利用状況、性能・エラー情報等が、米国その他の国外で処理される場合があります。なお、認証関連情報は米国で処理されます。

  • QRコードの読み取りに使用するカメラ映像・画像は端末内で処理され、当社または外部サービスのサーバーには送信・保存されません。読み取ったQRコード内の識別情報は、患者確認・連携のため当社サーバーへ送信されます。

  • 患者情報、予約情報、診療情報その他の業務データは、認証に必要な情報および上記の技術情報を除き、当社または歯科医院が管理する日本国内のサーバー環境で保管・管理します。

7. 安全管理措置

  • 組織的：情報管理体制の整備、権限管理、委託先管理、定期的な見直し

  • 人的：機密保持契約、教育・訓練、利用規程の整備

  • 物理的：入退室管理、盗難・紛失防止

  • 技術的：アクセス制御、通信経路の暗号化、監査ログ、脆弱性対策

  • 事故発生時：影響評価、原因分析、再発防止、法令に基づく通知等の実施

8. 保有期間

  • 利用目的達成に必要な範囲・期間で保存し、法令・会計基準等に基づく保存義務の期間を経過後、遅滞なく適切に消去・匿名化します。

  • ログ・バックアップ等は、運用・保全・監査のため一定期間保持することがあります。

9. Cookie等の利用

  • 本サイトでは、サイトの機能提供、安全性の確保、利用状況の把握、表示・操作性の改善および不具合の調査のため、Cookie、ローカルストレージその他これらに類する技術を利用します。

  • これらの技術を通じて、Cookie等の識別子、閲覧したページ、アクセス日時、IPアドレス、端末・OS・ブラウザに関する情報等を取得することがあります。これらの情報単独では通常、特定の個人を直接識別するものではありませんが、他の情報と照合して個人を識別できる場合には、個人情報として適切に取り扱います。

  • 取得した情報は、サイト運営、セキュリティ確保、アクセス状況の分析およびサービス改善のために利用し、サイト運営・アクセス解析等の外部サービス提供事業者において処理されることがあります。国外における処理については「6. 国外におけるデータ処理」をご確認ください。

  • 利用者は、ブラウザの設定によりCookieを無効化または削除できます。ただし、その場合、本サイトの一部の機能が正常に利用できないことがあります。

10. 開示等の請求（個人情報保護法に基づく権利）

当社が管理主体となる個人情報について、本人は以下の請求が可能です。

利用目的の通知、保有個人データおよび第三者提供記録の開示に係る事務手数料はいただきません。ただし、ご本人が郵送、記録媒体その他費用を要する方法による回答を希望した場合は、郵送料（書留等の特殊取扱料金を含みます。）、印刷費、記録媒体代その他当該回答に直接要する実費相当額をご負担いただくことがあります。この場合、回答前に金額および支払方法をご案内し、ご本人の同意を得た上で対応します。当社が対応可能な電磁的方法による回答は無料です。訂正、追加、削除、利用停止、消去および第三者提供の停止については、手数料をいただきません。

（1）利用目的の通知
（2）保有個人データまたは第三者提供記録の開示
（3）訂正・追加・削除
（4）利用停止・消去
（5）第三者提供の停止

11. 本ポリシーの変更

  • 当社は、法令の改正、本サービスの内容または情報の取扱方法の変更等に応じて、本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービスまたは本サイト上での掲示その他適切な方法によりお知らせします。

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